گنجه، سامانه مدیریت اسناد
اسناد یکی از مهمترین بخشهای گردش کاری سازمانها را تشکیل می‌دهند. اسناد به عنوان ورودی فرآیندها، بستر فرآیندها، و نتیجه فرآیندها اهمیت بالایی را در سازمانها دارند. با رشد سازمان، سازوکار مدیریت محتوا و روند تولید و تأیید مستندات نیز با شیوه‌های سنتی سخت‌تر می‌گردد، که این امر لزوم استفاده از ابزارهایی چون گنجه را که کار کردن گروهی در تولید اسناد را به گونه‌ای مدیریت شده هموار سازد واضح می‌نماید.
اعمال مقدماتی مدیریت اسناد شامل توانمندی‌های اولیه کار با اسناد و پوشه‌ها می‌شود. ساخت سند یا پوشه، رونویسی(کپی) از سندها یا پوشه‌های تولید شده، انتقال میان پوشه‌ها، و حذف آن‌ها از جمله اعمال مقدماتی گنجه هستند
• اسناد و پوشه‌هایی را که در مخزن اسناد ویراتک تولید یا بارگذاری می‌شوند، می‌توان به کمک مجوزهای مختلف در اختیار کاربران یا گروه‌های کاربران قرار داد. مجوزهای خواندن، ویرایش کردن، تولید، و یا حذف اسناد یا پوشه‌ها به همراه امکان ارث‌بری مجوزها، قدرت فراوانی را برای مدیران و کاربران این سامانه فراهم می‌کند تا بتوانند، اسناد و پوشه‌های کاری را در اختیار دیگر کاربران قرار دهند. به عنوان مثال با دادن مجوز مدیریت یک پوشه می‌توان وظیفه مدیریت آن را به کاربر دیگری تفویض نمود.
• مدیریت کاربران به کمک گروه‌بندی چند لایه، قابلیت انعطاف زیادی در مدیریت مجوزها فراهم می‌کند. به این ترتیب می‌توان ساختار سلسله مراتبی را در افراد و اسناد به کمک گروه‌بندی‌ها و پوشه‌بندی‌های تو در تو فراهم نمود.
• مدیریت تولید و ویرایش اسناد در سازمانها علاوه بر نیاز به ابزار مدیریت انعطاف‌پذیر و قدرمتند مجوزها به امکاناتی نیاز دارد تا کار گروهی را نظم بخشیده، و از تداخل و ناسازگاری در تولید اسناد جلوگیری کند. در سامانه مخزن اسناد ویراتک از طریق قابلیت قفل کردن اسناد در حین ویرایش از ایجاد تغییر به صورت موازی در اسناد به اشتراک گذاشته شده جلوگیری می‌شود.
• نسخه‌گذاری: نسخه‌گذاری، قابلیتی مهم برای ثبت روند تغییر اسناد است. به این ترتیب با کمک نسخه بندی در دو حالت نسخه‌های اصلی، و اصلاحات جزئی امکان مدیریت تغییرات سندها و دسترسی به نسخه‌های تولید شده قبلی فراهم می‌شود. این قابلیت امکان تفکیک مسئولیت تغییرات و چگونگی تبدیل سند به یک سند نهایی، ارزیابی نحوه تولید سند و استفاده از محتویات نسخه‌های قبلی را در آینده فراهم می‌کند. امکان بازگشت به نسخه قبلی، و یا بازیابی اسناد پاک شده از دیگر مزیت‌های گنجه است. هم‌چنین،گنجه امکان نسخه‌بندی اسناد را از هر دو واسط وب و درایو مجازی فراهم می‌نماید.
• رویدادنگاری: با بزرگ شدن گروه‌هایی که مسئولیت تولید سندها را دارند، نیاز به پیگیری و ردگیری اعمال افراد روی سندهای مختلف به نیازی واقعی‌تر تبدیل می‌شود. نیاز به بررسی رخ دادن خطاها و مسئولیت‌پذیر کردن افراد گروه، نیازهایی هستند که گنجه آن‌ها را برطرف می‌نماید.
• احراز هویت واحد خدمتی مستقل است که توانایی یکپارچه‌سازی گنجه را با دیگر سامانه‌ها فراهم می‌کند. این فرآیند با اجرا در قالب پروتکل SSL (HTTPS) امنیت بالایی برای حفظ اطلاعات هویتی کاربران سازمان ایجاد می‌نماید. هم‌چنین با فراهم کردن قابلیت اتصال به Active Directory و LDAP یکپارچگی هر چه بیشتر سامانه‌ها را در حوزه مدیریت کاربران فراهم می‌کند.
• واسط کاربری تحت وب کاربرپسند گنجه قابلیت مرور با استفاده از مرورگرهای فایرفاکس، و کروم را به کاربران میدهد. عدم نیاز به نصب به افزونه برای کارکردهای اصلی، سادگی استفاده از این سامانه را در سیستم عامل‌های ویندوز و لینوکس فراهم کرده است. هم‌چنین راحتی بیشتر استفاده از گنجه با امکان کشیدن اسناد از محیط سیستم عامل و رها کردن در پوشه‌ها ایجاد شده است.
• واسط دیگری که کاربران میتوانند از طریق آن به مخزن اسناد ویراتک دسترسی داشته باشند استفاده از درایو مجازی در سیستم عامل است. به کمک این درایو نمایی شبیه دیگر درایوها در رایانه کاربران فراهم می‌شود. در این نما نیز دسترسیها و مجوزها مشابه مجوزهای تحت وب است. به این ترتیب کار با اسناد و پوشه‌ها به ساده‌ترین حالت ممکن می‌شود.