پاسخ به سوال «اتوماسیون اداری چیست؛» و درآمدی بر معماری و نیازمندی‌های سازمانی

با گسترش فناوری اطلاعات در حوزه‌های مختلف سازمانی، لزوم وجود دید جامع برای تولید محصولات هر چه بیش‌تر محرز شده است. نگاهی که در آن طراحی واسط‌های ارتباط با نرم‌افزارهای دیگر، در کنار طراحی معماری قرار می‌گیرد. واحد وب شرکت ویراتک،‌ با نگاهی جامع هدف خود را ارائه محصولاتی متناسب با نیازهای متنوع کاربران قرار داده است. محصولاتی که، به کار گرفته شدن آن‌ها در کنار دیگر راه‌کارهای موجود و آتی به سادگی ممکن است.

تنوع محصولات مبتنی بر وب علی رغم رفع مشکلات در حوزه‌های مختلف،‌ پیچیدگی استفاده از فناوری اطلاعات را در سازمان‌ها افزایش داده‌ است. یکپارچه‌سازی فناوری اطلاعات تجربه کاربران را در استفاده از امکانات موجود در نرم‌افزار به شدت بهبود بخشیده، باعث افزایش بهره‌وری سازمان می‌شود.

اتوماسیون اداری چیست؟

 اتوماسیون اداری مفهومی است که در حال حاضر به صورت کلی استفاده می‌شود. در یک نگاه معناگرایانه، اتوماسیون اداری به مجموعه روش‌های کسب و کار و فناوری اطلاعات، برای مدیریت ساز و کارهای اداری یک سازمان، با استفاده از ابزارهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری در حوزه فناوری اطلاعات، گفته می‌شود. در تعریف ارائه شده مفاهیم زیادی در کنار یکدیگر قرار می‌گیرند:

• روش‌های کسب و کار به مجموعه روش‌ها و تکنیک‌های سازمانی برای شناخت چارچوب‌ها و فرآیندهای سازمانی و اجراپذیر کردن آن‌ها گفته می‌شود.
• روش‌های فناوری اطلاعات به مجموعه روش‌ها و تکنیک‌های موجود در حوزه فناوری اطلاعات برای تبدیل سرویس‌های سطح کسب و کار به سرویس‌هایی در لایه فناوری اطلاعات گفته می‌شود.
• ساز و کارهای اداری به کلیه چارچوب‌ها و نیازمندی‌ها مرسوم در حوزه اداری سازمان‌ها و شرکت‌ها گفته می‌شود.
• ابزارهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری در حوزه فناوری اطلاعات

در یک نگاه جامع در سطح معماری کلان سازمانی، بهترین روش برای شکل‌دهی اتوماسیون اداری شکل‌دهی یک معماری جامع سرویس‌گرا در سازمان‌ها می‌باشد. چارچوب کلی اتوماسیون اداری در قالب معماری سرویس‌گرا به شکل زیر است:

سامانه‌های مورد نیاز در این معماری به شرح زیر می‌باشند:

• سامانه‌های پایه معماری سرویس‌گرا
• درگاه احراز هویت واحد (SSO)
• گذرگاه سرویس‌گرای سازمان (ESB)
• سامانه اطلاعات پایه سازمانی (MDM)
• درگاه خدمات یکپارچه سازمانی
• پورتال
• درگاه تجمیع خدمات مبتنی بر وب
• درگاه تجمیع خدمات مبتنی بر تلفن همراه – پنجره
• مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)
• سامانه مدیریت فرآیند (BPMS) – جویبار
• مدیریت گردش کار
• مدیریت پروژه
• اسناد و مکاتبات
• سامانه دبیرخانه و مکاتبات اداری – کاتب
• سامانه بایگانی و مدیریت اسناد – گنجه
• سامانه جستجوگر اسناد سازمانی مجهز به OCR
• کتابخانه الکترونیک
• ایمیل سازمانی
• پرسنل و منابع انسانی
• ورود و خروج
• کارتابل نامه و فعالیت‌ها
• تقویم
• مدیریت جلسات
• مدیریت یادداشت‌های روزانه
• چت سازمانی
• حقوق و دستمزد
• مدیریت منابع انسانی و کنترل عملکرد (سنجه)
• مالی
• حسابداری
• دریافت و پرداخت
• مدیریت دارایی‌ها و اموال
• مدیریت بودجه و اعتبارات
• مدیریت قراردادها و پیمان‌کاران
• مدیریت سهام
• داشبورد مدیریت سازمان
• هوش کسب و کار (BI)

احراز هویت یکپارچه

با استفاده احراز هویت یکپارچه، برای استفاده از همه سامانه‌های سازمان، کافی است تنها یک بار وارد شوید. یکی از مهم‌ترین مولفه‌های یکپارچگی سامانه‌های سازمان، یکپارچگی در حوزه کاربران است. احراز هویت واحد، مولفه‌ای است که توانایی یکپارچه‌سازی سامانه‌‌های مختلف را با یکدیگر فراهم می‌کند. این ابزار با قابلیت اتصال به Active Directory و LDAP، امکان احراز هویت یکپارچه را برای سامانه‌های مختلف فراهم می‌کند.

ایجاد زیرساخت ارتباط سرویس‌گرا

‫برای یکپارچگی مولفه‌ها در معماری سرویس‌گرا، نیاز به زیرساختی مطمئن جهت اشتراک داده‌ها و پیام‌رسانی می‌باشد. ESB ویرا، زیرساختی کارا و انعطاف‌پذیر برای ارتباط انواع سرویس‌ها و مبتنی بر استانداردهای روز ارتباطی است. با این زیرساخت می‌توان یکپارچگی را به صورت چابک در سازمان ایجاد کرده و نیازی به افزودن لایه‌های ارتباطی سنگین بین مولفه‌ها (Middleware) نخواهیم داشت.

خودکارسازی فرآیندهای سازمان

با ارائه یک سامانه‌ی مدیریت فرآیندهای سازمانی، ایجاد ارتباط موثر بین بخش‌های مختلف یک سازمان برای انجام فعالیت‌ها و ارائه خدمات مبتنی بر سامانه‌های اطلاعاتی ممکن می‌گردد. تحلیل فرآیندها و تولید یک چارچوب مدون از فرآیندهای سازمان به منظور اجرای صحیح، پایش و کنترل آن‌ها، حلقه نهایی ایجاد یکپارچگی سازمانی در کنار یک معماری سرویس‌گرا در سازمان است. یک سازمان یکپارچه که ما را به سمت چابکی، پویایی، کارآیی بالا و در یک کلام بلوغ سازمانی رهنمون می‌سازد.

تحول سازمانی با بکارگیری هوش تجاری

با ایجاد ارتباط موثر بین سامانه‌های مختلف سازمان و ایجاد یکپارچگی در فرآیندها و ارتباطات درون سازمان، امکان استخراج داده‌های سامانه‌های مختلف درون سازمان و تبدیل آن‌ها برای ایجاد اطلاعات سطح بالای سازمانی و بارگذاری آن‌ها در انبار‌های داده (Data Warehouse) محیا می‌گردد. با ارائه فرآیند ETL در سازمانو تولید و ارائه گزارش‌های مختلف از وضعیت درون سازمان کنترل و نظارت بر عملکرد سازمان به صورت یکپارچه ممکن گردیده و هدف ما برای ایجاد سازمانی یکپارچه محقق می‌شود.